Skip to content

Date archive for: July 2020

NW Team Update: July 2020

Hi, team!! I hope this message finds you and your family well. It’s time for our monthly team update!






Our month-end numbers are in, and…(DRUM ROLL)…

June 2020 was our best month ever. We shipped more clothing, to more customers, in June than ever before. Please give each other a virtual fist bump because you are the best team in the history of the known universe!!


What’s even more impressive than our June numbers — is HOW we achieved our June numbers.

We shipped more clothing, to more customers, in June than ever before. However, it did NOT require the team to perform miracles or work themselves to exhaustion. Instead, we all worked together as a team and followed The Nadine West Way.



The Nadine West Way is about working smarter, not just harder. It’s about focusing on long-term solutions, communicating with precision, and taking care of each other.

Focus on long-term solutions.

When a problem comes up, it almost always takes more effort to think deeply — and ask what caused the problem — than it would to fix it with a band-aid.

It’s almost always worth the time to go deeper and ask what caused the problem, that caused the problem. Then, using your judgement, decide if it’s worth the extra effort to design a long-term solution that is Built To Last.

Focus on the long-term is a big part of The Nadine West Way.

Communicate with precision.

The most valuable thing in Nadine West (and in life, really) is our time.

When you communicate precisely, through a well thought-out Basecamp Message or a Basecamp To-do, you show how much you value your coworkers’ time that you’re willing to invest energy and effort, to save them time and confusion.

A carefully thought-out Basecamp Message (attention to detail, message formatting, sometimes diagram/images) also encourages you to think more deeply about what you are trying to say, which usually results in better ideas and better solutions. Writing a good Basecamp Message requires more effort on your part, but it’s an investment that saves others’ time and helps us all get more done in less time. Thank you for this!!!

Writing well requires thinking more deeply and is a big part of The Nadine West Way.

Take care of each other – and Nadine West.

A good team takes care of each other. I’ve witnessed countless examples of how you take care of each other with compassion, mentoring, coaching, and leadership. You consistently take care of the people on your immediate team and on the larger team that is Nadine West. It’s been amazing to see us grow as a team and a company.

Taking care of each other and Nadine West is a big part of The Nadine West Way.

(Marvin, Meredith, and Sascha are working on some online training that explains this all in more depth. Stay tuned!)



From our team blog. Why is it very important for us to build good systems and what are some of the systems we currently have? Read on to find out.



From our team blog. An interview with Carl recently about the systems we use at Nadine West. Check out what he thinks about our systems.



From our team blog. Send your best wishes to our team members who are celebrating their birthdays and anniversaries this month. Hope they get to enjoy it even if we still can’t throw big parties these days.



Focus on the system and the score will take care of itself

It’s our belief that our long-term success at Nadine West depends on our ability to design good systems. Sometimes that means building custom software like OMS that guides or automates much of our work (for maximum speed and minimum errors). Other times that means using other tools, like Google Sheets or Basecamp, to set up a certain workflow.

The metaphor “focus on the system and the score will take care of itself” comes from the sports world. If you study the perennial winners in team sports, you will find their long-term success is not the result of having the best players or trying harder. Instead, you will find that their success is because they have designed systems of coaching, recruiting, and practicing that results in consistently high performance.

How do you build good systems?

The first step is to think long-term, not short-term. For a typical problem, the short-term mindset would be to fix the problem quickly and find another problem to fix. The long-term mindset would be to dig deeper to find out the root cause of the problem, then invest the time to find a solution that permanently fixes this problem (and perhaps prevents other problems like it that will likely happen).

Specifically, the solution might be: add a new feature to OMS, build a new spreadsheet tracker, add a task to someone’s checklist, or change the structure of the team.

Let’s take a look at some of the systems we have. Each of them were designed with the long-term in mind.

Basecamp Automatic Check-ins

Basecamp comes with automatic check-ins that we can schedule to send notifications as necessary. Our teams use it for a range of quarterly, monthly or even daily tasks that they need to be reminded of. Here are some of them shared by Elaine from our styling team.

Examples of automatic check-ins

Weekly stats (how did we do last week?)

Forecasting headcount

Usefulness of automatic check-ins

We use automatic check-ins to answer pertinent questions related to our KPI’s so we can see a historical trend.

It opens up discussions for brainstorming better plans and forecasting the needs of the team.


While improving our warehouse operations in 2019, one of the systems we came up with is the e-checklist. This system was eventually adopted by the online teams.

How we use the e-checklist may have some slight variations. Some have tasks that are mostly routinary while some include projects that need to be done over a period of time. The important thing is that we have a system that will help us plan how to best go about our tasks and ensure that everything is taken care of.

Stephanie from our warehouse team shares the usefulness of the e-checklist.

Usefulness of the e-checklist

The checklist gets rid of the need to try to remember everything everyday. For example one item on my list is to approve Managers hours in Paycor everyday. This needs to be done daily, but something that even when you’re at your computer, can be easily forgotten.

I put every necessary task listed with times and in order to be done on the checklist. This way the easy tasks that I can knock out early and feel super accomplished are done before any unexpected challenges of the day arise and get sidetracked by.

Monitoring and tracking order discrepancies

Missing or damaged items from vendors can incur losses to the company. Fortunately, our warehouse and buying teams came up with a good system for tracking them and ensuring that we get refunds when necessary. Emmie, from our buying team, shares how this system works.

How does this system work?

Our warehouse team provides order notes and then the respective agents prepare discrepancy reports. Once the reviewer has verified the reports, they will be sent to the vendors.

Usefulness of the order discrepancies monitoring system

This system refrains the company from having losses since it allows us to request for credit or a refund from vendors for damaged or missing items.

Styling team members record keeping

Since the styling team is composed of many members, it is crucial to ensure that everyone gets the necessary training and each one’s performance improves over time. Our styling team lead, Elaine, came up with a really good system for this. This is how it works.

How does this system work?

We have a 401 file for each stylist. This includes a summary of everything discussed during coaching with call recordings, a dashboard with their summary stats ever since they started, and any performance improvement plans or critical coaching given.

All updates posted on the basecamp message board have to be countersigned with the stylist’s signature to ensure full acknowledgement since we have a lot of updates.

Developing and improving our systems is a continuous process. As the company grows and expands, we will have to come up with better ways of doing things. Every member is definitely playing a big role here. From analyzing the tasks and figuring out how to best accomplish each one to trying out existing systems and improving them.

The systems that we have developed during the first few years of the company enabled us to grow into the special company that we are today. The systems that we are creating and improving now will surely allow us to grow into a much stronger company in the future.

Learning and using NW systems

In our June 2020 Team update, I mentioned that we started Nadine West with the goal of making it last. From the very beginning, we created good systems and will continue to do so.

Had a nice chat with Carl about these systems recently and thought of asking him what he has learned so far and what he thinks about our processes.

Sharing with you our short conversation below.

Ben: Carl, just curious, what are some of the NW systems that you use and like?

Basecamp, definitely. It’s good since almost everything is centralized in a single system. It’s simple, very interactive, and transparent.

Next, of course, is the E-checklist! It can’t get any simpler than this.

I also like how we organize files. When there’s a need to create a file–like pdfs, google sheets– we make sure to save it to the appropriate shared drive, visible to the right people.

After creating the file, we link it to the docs section of the right basecamp to be organized.

That’s the beauty of Basecamp. In the future, when you need to look for it, you can just easily search a keyword in the whole of BC and for sure you’ll find it in one of the search results!

Ben: Can you describe a typical work day using our systems?

Open up your E-checklist! There you’ll find what to do today.

My morning one includes checking, updating, and adjusting due dates on existing to-do’s. Of course, you gotta prioritize based on urgency and importance.

My afternoon checklist includes the same tasks that I do weekly and answering auto check-ins. For example, every Monday I have to submit reports for Returns and Packing teams. Tuesday I have to update Inspection and Receiving teams and so on.

It’s important to note that you may never get to do them as scheduled within the day because you’ll get Viber and Basecamp messages that are urgent, especially in my case as I assist Sidney everyday.

But that’s the great thing with E-checklists! Tick off things you’ve done and the unticked boxes tell you exactly where you left off. Simple but allows you to be really effective.

Also, utilize your Basecamp To-Do’s for one-off tasks that you were assigned during the day so you really won’t forget them. You can go back and organize them before you end your day so the next morning you’ll know which tasks you need to prioritize.

Ben: Great. So, how has using systems at NW helped you?

I mentioned simplicity so frequently because it’s really nice to be using a system that helps you achieve your goal – which is to accomplish your daily tasks – without the need to jump around different tools and overthink stuff.

The approach is very NW! 20% time spent but the impact is HUGE!

Ben: Imagine we don’t use, say, the e-checklist, what do you think could happen?

Not having an e-checklist is equal to chaotic, undisciplined, disorganized! LOL

The E-checklist puts you on track, it always allows you to visualize how your day is going and gives visibility to other folks too.

July Celebrations

Happy Anniversary!!

  • Kristin Joy, Senior Stylist (July 7, 2017)
  • Charles Adrianne, Customer Service Representative (July 15, 2018)
  • Cristina, Stylist (July 29, 2019)
  • Emilia Luisa, Stylist (July 29, 2019)
  • Varun, WordPress Developer (July 29, 2019)

Happy Birthday!!

  • Anna Katrina, Data Entry Specialist (July 2)
  • Marianne, Customer Service Associate (July 06)
  • Irish, Senior Stylist (July 16)
  • Maria Luz Caryl, Customer Service Associate (July 29)
  • Zarah, Team Leader (July 30)

Actualización del equipo de NW: Julio de 2020

¡¡Hola equipo!! Espero que este mensaje te encuentre bien a ti y a tu familia. ¡Es hora de la actualización mensual de nuestro equipo!






Nuestros números de fin de mes están en, y … (ROLLO DE TAMBOR) …

Junio ​​2020 fue nuestro mejor mes. Enviamos más ropa, a más clientes, en junio que nunca. ¡Por favor, dense un puñetazo virtual porque son el mejor equipo en la historia del universo conocido!


Lo que es aún más impresionante que nuestros números de junio es cómo logramos nuestros números de junio.

Enviamos más ropa, a más clientes, en junio que nunca. Sin embargo, NO requería que el equipo realizara milagros o trabajara hasta el agotamiento. En cambio, todos trabajamos juntos como un equipo y seguimos The Nadine West Way.



Nadine West Way se trata de trabajar de manera más inteligente, no solo más duro. Se trata de centrarse en soluciones a largo plazo, comunicarse con precisión y cuidarse mutuamente.

Centrarse en soluciones a largo plazo.

Cuando surge un problema, casi siempre se necesita más esfuerzo para pensar profundamente, y preguntar qué causó el problema, que solucionarlo con una curita.

Casi siempre vale la pena profundizar y preguntar qué causó el problema, qué causó el problema. Luego, usando su criterio, decida si vale la pena el esfuerzo adicional para diseñar una solución a largo plazo que esté construida para durar.

Centrarse en el largo plazo es una gran parte de The Nadine West Way.

Comunicarse con precisión.

Lo más valioso en Nadine West (y en la vida, de verdad) es nuestro tiempo.

Cuando se comunica con precisión, a través de un mensaje bien pensado de Basecamp o de una tarea pendiente de Basecamp, muestra cuánto valora el tiempo de sus compañeros de trabajo que está dispuesto a invertir energía y esfuerzo, para ahorrarles tiempo y confusión.

Un mensaje de Basecamp cuidadosamente pensado (atención al detalle, formato del mensaje, a veces diagrama / imágenes) también lo alienta a pensar más profundamente sobre lo que está tratando de decir, lo que generalmente da como resultado mejores ideas y mejores soluciones. Escribir un buen mensaje de Basecamp requiere más esfuerzo de su parte, pero es una inversión que ahorra el tiempo de los demás y nos ayuda a todos a hacer más en menos tiempo. ¡¡¡Gracias por esto!!!

Escribir bien requiere pensar más profundamente y es una gran parte de The Nadine West Way.

Cuidarnos unos a otros, y a Nadine West.

Un buen equipo se cuida unos a otros. He sido testigo de innumerables ejemplos de cómo se cuidan mutuamente con compasión, tutoría, entrenamiento y liderazgo. Cuida constantemente a las personas en su equipo inmediato y en el equipo más grande que es Nadine West. Ha sido increíble vernos crecer como equipo y empresa.

Cuidarnos unos a otros y a Nadine West es una gran parte de The Nadine West Way.

(Marvin, Meredith y Sascha están trabajando en una capacitación en línea que explica todo esto con más profundidad. ¡Estén atentos!)



Del blog de nuestro equipo. ¿Por qué es muy importante para nosotros construir buenos sistemas y cuáles son algunos de los sistemas que tenemos actualmente? Sigue leyendo para averiguarlo.



Del blog de nuestro equipo. Una entrevista con Carl recientemente sobre los sistemas que usamos en Nadine West. Mira lo que piensa sobre nuestros sistemas.



Del blog de nuestro equipo. Envíe sus mejores deseos a los miembros de nuestro equipo que celebran sus cumpleaños y aniversarios este mes. Espero que puedan disfrutarlo incluso si todavía no podemos organizar grandes fiestas en estos días.



Concéntrese en el sistema y el puntaje se cuidará solo

Creemos que nuestro éxito a largo plazo en Nadine West depende de nuestra capacidad para diseñar buenos sistemas. A veces eso significa crear software personalizado como OMS que guía o automatiza gran parte de nuestro trabajo (para obtener la máxima velocidad y los mínimos errores). Otras veces eso significa usar otras herramientas, como Hojas de cálculo de Google o Basecamp, para configurar un determinado flujo de trabajo.

La metáfora “centrarse en el sistema y la puntuación se encargará de sí misma” proviene del mundo del deporte. Si estudias a los ganadores perennes en los deportes de equipo, encontrarás que su éxito a largo plazo no es el resultado de tener los mejores jugadores o esforzarse más. En cambio, descubrirá que su éxito se debe a que han diseñado sistemas de coaching, reclutamiento y práctica que dan como resultado un alto rendimiento constante.

¿Cómo se construyen buenos sistemas?

El primer paso es pensar a largo plazo, no a corto plazo. Para un problema típico, la mentalidad a corto plazo sería solucionar el problema rápidamente y encontrar otro problema que solucionar. La mentalidad a largo plazo sería profundizar para descubrir la causa raíz del problema, luego invertir el tiempo para encontrar una solución que solucione permanentemente este problema (y tal vez evite otros problemas como ese que probablemente sucederán).

Específicamente, la solución podría ser: agregar una nueva función a OMS, crear un nuevo rastreador de hojas de cálculo, agregar una tarea a la lista de verificación de alguien o cambiar la estructura del equipo.

Echemos un vistazo a algunos de los sistemas que tenemos. Cada uno de ellos fue diseñado pensando en el largo plazo.

Registros automáticos del Basecamp

Basecamp viene con registros automáticos que podemos programar para enviar notificaciones según sea necesario. Nuestros equipos lo utilizan para una variedad de tareas trimestrales, mensuales o incluso diarias que necesitan recordar. Estos son algunos de ellos compartidos por Elaine de nuestro equipo de estilismo.

Ejemplos de registros automáticos

Estadísticas semanales (¿cómo lo hicimos la semana pasada?)

Recuento de pronósticos

Utilidad de los registros automáticos

Utilizamos registros automáticos para responder preguntas pertinentes relacionados con nuestros KPI para que podamos ver una tendencia histórica.

Abre discusiones para una lluvia de ideas sobre mejores planes y pronosticando las necesidades del equipo.

Lista de verificación electrónica

Mientras mejoramos nuestras operaciones de almacén en 2019, uno de los sistemas que ideamos es la lista de verificación electrónica. Este sistema fue finalmente adoptado por los equipos en línea.

La forma en que usamos la lista de verificación electrónica puede tener algunas ligeras variaciones. Algunos tienen tareas que son en su mayoría rutinarias, mientras que otros incluyen proyectos que deben realizarse durante un período de tiempo. Lo importante es que tenemos un sistema que nos ayudará a planificar la mejor manera de llevar a cabo nuestras tareas y garantizar que todo se cuide.

Stephanie de nuestro equipo de almacén comparte la utilidad de la lista de verificación electrónica.

Utilidad de la lista de verificación electrónica

La lista de verificación elimina la necesidad de intentar recordar todo todos los días. Por ejemplo, un elemento en mi lista es aprobar los horarios de los gerentes en Paycor todos los días. Esto debe hacerse a diario, pero algo que incluso cuando estás en tu computadora, puede ser fácilmente olvidado.

Puse todas las tareas necesarias enumeradas con los tiempos y para que se hagan en la lista de verificación. De esta manera, las tareas fáciles que puedo eliminar temprano y sentirme súper logrado se realizan antes de que surjan desafíos inesperados del día y se desvíen.

Monitoreo y seguimiento de discrepancias de pedidos

Los artículos perdidos o dañados de los proveedores pueden ocasionar pérdidas a la empresa. Afortunadamente, nuestro almacén y los equipos de compras crearon un buen sistema para rastrearlos y garantizar que recibamos reembolsos cuando sea necesario. Emmie, de nuestro equipo de compras, comparte cómo funciona este sistema.

¿Cómo funciona este sistema?

Nuestro equipo de almacén proporciona notas de pedido y luego los respectivos agentes preparan informes de discrepancia. Una vez que el revisor haya verificado los informes, serán enviados a los vendedores.

Utilidad del sistema de monitoreo de discrepancias de orden

Este sistema evita que la empresa tenga pérdidas ya que nos permite solicitar crédito o un reembolso de vendedores de artículos dañados o faltantes.

Estilizar el mantenimiento de registros de los miembros del equipo

Dado que el equipo de diseño está compuesto por muchos miembros, es crucial asegurarse de que todos reciban la capacitación necesaria y que el rendimiento de cada uno mejore con el tiempo. Nuestro líder de equipo de diseño, Elaine, ideó un sistema realmente bueno para esto. Así es como funciona.

¿Cómo funciona este sistema?

Tenemos un archivo 401 para cada estilista. Esto incluye un resumen de todo lo discutido durante el entrenamiento con grabaciones de llamadas, un tablero con sus estadísticas de resumen desde que comenzaron y cualquier plan de mejora del rendimiento o entrenamiento crítico dado.

Todas las actualizaciones publicadas en el tablero de mensajes del basecamp tienen que ser refrendados con la firma del estilista para garantizar el reconocimiento total ya que tenemos muchas actualizaciones.

Desarrollar y mejorar nuestros sistemas es un proceso continuo. A medida que la empresa crezca y se expanda, tendremos que encontrar mejores formas de hacer las cosas. Cada miembro definitivamente está jugando un papel importante aquí. Desde analizar las tareas y descubrir la mejor manera de lograr cada una hasta probar los sistemas existentes y mejorarlos.

Los sistemas que hemos desarrollado durante los primeros años de la compañía nos permitieron crecer en la compañía especial que somos hoy. Los sistemas que estamos creando y mejorando ahora seguramente nos permitirán convertirnos en una compañía mucho más fuerte en el futuro.

Aprendizaje y uso de sistemas NW

En nuestra actualización del equipo de junio de 2020, mencioné que comenzamos a Nadine West con el objetivo de hacerlo durar. Desde el principio, creamos buenos sistemas y continuaremos haciéndolo.

Recientemente conversé con Carl sobre estos sistemas y pensé en preguntarle qué había aprendido hasta ahora y qué pensaba sobre nuestros procesos.

Compartiendo contigo nuestra breve conversación a continuación.

Ben: Carl, solo curiosidad, ¿cuáles son algunos de los sistemas NW que usa y le gustan?

Basecamp, definitivamente. Es bueno ya que casi todo está centralizado en un solo sistema. Es simple, muy interactivo y transparente.

Lo siguiente, por supuesto, es la lista de verificación electrónica. No puede ser más simple que esto.

También me gusta cómo organizamos los archivos. Cuando sea necesario crear un archivo, como archivos PDF, hojas de Google, nos aseguramos de guardarlo en la unidad compartida adecuada, visible para las personas adecuadas.

Después de crear el archivo, lo vinculamos a la sección de documentos del campamento base derecho que se organizará.

Esa es la belleza de Basecamp. En el futuro, cuando necesite buscarlo, puede buscar fácilmente una palabra clave en todo BC y seguramente lo encontrará en uno de los resultados de búsqueda.

Ben: ¿Puedes describir un día de trabajo típico usando nuestros sistemas?

¡Abre tu lista de verificación electrónica! Allí encontrarás qué hacer hoy.

Mi primer día incluye verificar, actualizar y ajustar las fechas de vencimiento de las tareas pendientes existentes. Por supuesto, debes priorizar según la urgencia y la importancia.

Mi lista de verificación de la tarde incluye las mismas tareas que hago semanalmente y contestar registros automáticos. Por ejemplo, todos los lunes tengo que enviar informes para los equipos de Devoluciones y Empaque. El martes tengo que actualizar los equipos de inspección y recepción, etc.

Es importante tener en cuenta que es posible que nunca pueda hacerlos según lo programado durante el día porque recibirá mensajes de Viber y Basecamp que son urgentes, especialmente en mi caso, ya que ayudo a Sidney todos los días.

¡Pero eso es lo mejor de las listas de verificación electrónicas! Marque las cosas que ha hecho y las casillas sin marcar le indican exactamente dónde lo dejó. Simple pero te permite ser realmente efectivo.

Además, utilice sus tareas pendientes de Basecamp para tareas puntuales que se le asignaron durante el día para que realmente no las olvide. Puede regresar y organizarlos antes de terminar su día para que a la mañana siguiente sepa qué tareas debe priorizar.

Ben:  Genial. Entonces, ¿cómo te ha ayudado el uso de sistemas en NW?

Mencioné la simplicidad con tanta frecuencia porque es realmente agradable usar un sistema que lo ayuda a lograr su objetivo, que es cumplir con sus tareas diarias, sin la necesidad de saltar alrededor de diferentes herramientas y pensar demasiado.

El enfoque es muy NW! ¡20% de tiempo invertido pero el impacto es ENORME!

Ben: Imagina que no usamos, digamos, la lista de verificación electrónica, ¿qué crees que podría pasar?

¡No tener una lista de verificación electrónica es caótico, indisciplinado, desorganizado! Jajaja

La lista de verificación electrónica lo encamina, siempre le permite visualizar cómo va su día y también brinda visibilidad a otras personas.

Celebraciones de Julio

 ¡¡Feliz aniversario!!

  • Kristin Joy, Estilista Senior (7 de julio de 2017)
  • Charles Adrianne, Representante de Servicio al Cliente (15 de julio de 2018)
  • Cristina, Estilista (29 de julio de 2019)
  • Emilia Luisa Cabacang, Estilista (29 de julio de 2019)
  • Varun, Desarrollador de WordPress (29 de julio de 2019)

¡¡Feliz cumpleaños!!

  • Anna Katrina, Especialista en ingreso de datos (2 de julio)
  • Marianne, Asociada de Servicio al Cliente (06 de julio)
  • Irish, Estilista Senior (16 de julio)
  • Maria Luz Caryl, Asociada de Servicio al Cliente (29 de julio)
  • Zarah, Jefe de equipo (30 de julio)