Creemos que nuestro éxito a largo plazo en Nadine West depende de nuestra capacidad para diseñar buenos sistemas. A veces eso significa crear software personalizado como OMS que guía o automatiza gran parte de nuestro trabajo (para obtener la máxima velocidad y los mínimos errores). Otras veces eso significa usar otras herramientas, como Hojas de cálculo de Google o Basecamp, para configurar un determinado flujo de trabajo.
La metáfora “centrarse en el sistema y la puntuación se encargará de sí misma” proviene del mundo del deporte. Si estudias a los ganadores perennes en los deportes de equipo, encontrarás que su éxito a largo plazo no es el resultado de tener los mejores jugadores o esforzarse más. En cambio, descubrirá que su éxito se debe a que han diseñado sistemas de coaching, reclutamiento y práctica que dan como resultado un alto rendimiento constante.
¿Cómo se construyen buenos sistemas?
El primer paso es pensar a largo plazo, no a corto plazo. Para un problema típico, la mentalidad a corto plazo sería solucionar el problema rápidamente y encontrar otro problema que solucionar. La mentalidad a largo plazo sería profundizar para descubrir la causa raíz del problema, luego invertir el tiempo para encontrar una solución que solucione permanentemente este problema (y tal vez evite otros problemas como ese que probablemente sucederán).
Específicamente, la solución podría ser: agregar una nueva función a OMS, crear un nuevo rastreador de hojas de cálculo, agregar una tarea a la lista de verificación de alguien o cambiar la estructura del equipo.
Echemos un vistazo a algunos de los sistemas que tenemos. Cada uno de ellos fue diseñado pensando en el largo plazo.
Registros automáticos del Basecamp
Basecamp viene con registros automáticos que podemos programar para enviar notificaciones según sea necesario. Nuestros equipos lo utilizan para una variedad de tareas trimestrales, mensuales o incluso diarias que necesitan recordar. Estos son algunos de ellos compartidos por Elaine de nuestro equipo de estilismo.
Ejemplos de registros automáticos
Estadísticas semanales (¿cómo lo hicimos la semana pasada?)
Recuento de pronósticos
Utilidad de los registros automáticos
Utilizamos registros automáticos para responder preguntas pertinentes relacionados con nuestros KPI para que podamos ver una tendencia histórica.
Abre discusiones para una lluvia de ideas sobre mejores planes y pronosticando las necesidades del equipo.
Lista de verificación electrónica
Mientras mejoramos nuestras operaciones de almacén en 2019, uno de los sistemas que ideamos es la lista de verificación electrónica. Este sistema fue finalmente adoptado por los equipos en línea.
La forma en que usamos la lista de verificación electrónica puede tener algunas ligeras variaciones. Algunos tienen tareas que son en su mayoría rutinarias, mientras que otros incluyen proyectos que deben realizarse durante un período de tiempo. Lo importante es que tenemos un sistema que nos ayudará a planificar la mejor manera de llevar a cabo nuestras tareas y garantizar que todo se cuide.
Stephanie de nuestro equipo de almacén comparte la utilidad de la lista de verificación electrónica.
Utilidad de la lista de verificación electrónica
La lista de verificación elimina la necesidad de intentar recordar todo todos los días. Por ejemplo, un elemento en mi lista es aprobar los horarios de los gerentes en Paycor todos los días. Esto debe hacerse a diario, pero algo que incluso cuando estás en tu computadora, puede ser fácilmente olvidado.
Puse todas las tareas necesarias enumeradas con los tiempos y para que se hagan en la lista de verificación. De esta manera, las tareas fáciles que puedo eliminar temprano y sentirme súper logrado se realizan antes de que surjan desafíos inesperados del día y se desvíen.
Monitoreo y seguimiento de discrepancias de pedidos
Los artículos perdidos o dañados de los proveedores pueden ocasionar pérdidas a la empresa. Afortunadamente, nuestro almacén y los equipos de compras crearon un buen sistema para rastrearlos y garantizar que recibamos reembolsos cuando sea necesario. Emmie, de nuestro equipo de compras, comparte cómo funciona este sistema.
¿Cómo funciona este sistema?
Nuestro equipo de almacén proporciona notas de pedido y luego los respectivos agentes preparan informes de discrepancia. Una vez que el revisor haya verificado los informes, serán enviados a los vendedores.
Utilidad del sistema de monitoreo de discrepancias de orden
Este sistema evita que la empresa tenga pérdidas ya que nos permite solicitar crédito o un reembolso de vendedores de artículos dañados o faltantes.
Estilizar el mantenimiento de registros de los miembros del equipo
Dado que el equipo de diseño está compuesto por muchos miembros, es crucial asegurarse de que todos reciban la capacitación necesaria y que el rendimiento de cada uno mejore con el tiempo. Nuestro líder de equipo de diseño, Elaine, ideó un sistema realmente bueno para esto. Así es como funciona.
¿Cómo funciona este sistema?
Tenemos un archivo 401 para cada estilista. Esto incluye un resumen de todo lo discutido durante el entrenamiento con grabaciones de llamadas, un tablero con sus estadísticas de resumen desde que comenzaron y cualquier plan de mejora del rendimiento o entrenamiento crítico dado.
Todas las actualizaciones publicadas en el tablero de mensajes del basecamp tienen que ser refrendados con la firma del estilista para garantizar el reconocimiento total ya que tenemos muchas actualizaciones.
Desarrollar y mejorar nuestros sistemas es un proceso continuo. A medida que la empresa crezca y se expanda, tendremos que encontrar mejores formas de hacer las cosas. Cada miembro definitivamente está jugando un papel importante aquí. Desde analizar las tareas y descubrir la mejor manera de lograr cada una hasta probar los sistemas existentes y mejorarlos.
Los sistemas que hemos desarrollado durante los primeros años de la compañía nos permitieron crecer en la compañía especial que somos hoy. Los sistemas que estamos creando y mejorando ahora seguramente nos permitirán convertirnos en una compañía mucho más fuerte en el futuro.