En nuestra actualización del equipo de junio de 2020, mencioné que comenzamos a Nadine West con el objetivo de hacerlo durar. Desde el principio, creamos buenos sistemas y continuaremos haciéndolo.

Recientemente conversé con Carl sobre estos sistemas y pensé en preguntarle qué había aprendido hasta ahora y qué pensaba sobre nuestros procesos.

Compartiendo contigo nuestra breve conversación a continuación.

Ben: Carl, solo curiosidad, ¿cuáles son algunos de los sistemas NW que usa y le gustan?

Basecamp, definitivamente. Es bueno ya que casi todo está centralizado en un solo sistema. Es simple, muy interactivo y transparente.

Lo siguiente, por supuesto, es la lista de verificación electrónica. No puede ser más simple que esto.

También me gusta cómo organizamos los archivos. Cuando sea necesario crear un archivo, como archivos PDF, hojas de Google, nos aseguramos de guardarlo en la unidad compartida adecuada, visible para las personas adecuadas.

Después de crear el archivo, lo vinculamos a la sección de documentos del campamento base derecho que se organizará.

Esa es la belleza de Basecamp. En el futuro, cuando necesite buscarlo, puede buscar fácilmente una palabra clave en todo BC y seguramente lo encontrará en uno de los resultados de búsqueda.

Ben: ¿Puedes describir un día de trabajo típico usando nuestros sistemas?

¡Abre tu lista de verificación electrónica! Allí encontrarás qué hacer hoy.

Mi primer día incluye verificar, actualizar y ajustar las fechas de vencimiento de las tareas pendientes existentes. Por supuesto, debes priorizar según la urgencia y la importancia.

Mi lista de verificación de la tarde incluye las mismas tareas que hago semanalmente y contestar registros automáticos. Por ejemplo, todos los lunes tengo que enviar informes para los equipos de Devoluciones y Empaque. El martes tengo que actualizar los equipos de inspección y recepción, etc.

Es importante tener en cuenta que es posible que nunca pueda hacerlos según lo programado durante el día porque recibirá mensajes de Viber y Basecamp que son urgentes, especialmente en mi caso, ya que ayudo a Sidney todos los días.

¡Pero eso es lo mejor de las listas de verificación electrónicas! Marque las cosas que ha hecho y las casillas sin marcar le indican exactamente dónde lo dejó. Simple pero te permite ser realmente efectivo.

Además, utilice sus tareas pendientes de Basecamp para tareas puntuales que se le asignaron durante el día para que realmente no las olvide. Puede regresar y organizarlos antes de terminar su día para que a la mañana siguiente sepa qué tareas debe priorizar.

Ben:  Genial. Entonces, ¿cómo te ha ayudado el uso de sistemas en NW?

Mencioné la simplicidad con tanta frecuencia porque es realmente agradable usar un sistema que lo ayuda a lograr su objetivo, que es cumplir con sus tareas diarias, sin la necesidad de saltar alrededor de diferentes herramientas y pensar demasiado.

El enfoque es muy NW! ¡20% de tiempo invertido pero el impacto es ENORME!

Ben: Imagina que no usamos, digamos, la lista de verificación electrónica, ¿qué crees que podría pasar?

¡No tener una lista de verificación electrónica es caótico, indisciplinado, desorganizado! Jajaja

La lista de verificación electrónica lo encamina, siempre le permite visualizar cómo va su día y también brinda visibilidad a otras personas.